Proposta de aplicação de ferramenta de GED na área de gestão ambiental

Abstract

A gestão eletrônica de documentos (GED) é um tema que alcança grande importância nos processos corporativos do mundo contemporâneo. A área de gestão ambiental e de uma organização possui um fluxo contínuo de documentos com o órgão ambiental competente, sendo importante a implementação de gerenciamento documental nos seus processos. O objetivo principal deste estudo consiste em promover de um processo de gerenciamento eletrônico de documentos na área de gestão ambiental de uma cooperativa de geração de energia. Inicialmente, realizou-se um diagnóstico das necessidades na área e uma posterior avaliação de alternativas de software de custo reduzido para implantação de GED, bem como a descrição de seus procedimentos até sua implementação. Foram avaliados os processos atuais de arquivamento de documentos e possíveis melhorias, verificando quais especificidades este fluxo de gerenciamento de arquivos deve possuir, sendo posteriormente definido um sistema e descritos os procedimentos. Observou-se que os sistemas de GED disponíveis no mercado, além de possuírem um custo mensal de assinatura, necessitam

também de uma implementação a ser realizada por profissionais de TI. Desta forma, buscou- se desenvolver uma ferramenta com interface simplificada implementada em planilha

eletrônica com hiperlinks que deem acesso ao status do empreendimento, e ao banco de dados do órgão ambiental e do empreendedor. Foi desenvolvida também uma lógica de fluxo de arquivamento dos arquivos gerados. Considera-se que o estudo desenvolvido apresenta um potencial de agregar melhorias em termos de agilidade e produtividade no processo de gestão de documentos, além de ser candidato a aplicação em outras áreas.